Оснащение конференц зала должно обеспечивать полноценное рабочее пространство всех участников мероприятия. Системы видео конференцсвязи, синхронного перевода, звукоусиления, управления и коммутации- каждая из этих систем работает на то, чтоб отчетливо воспринимать информацию и свободно участвовать в диспутах.
Основные рабочие инструменты участников конференций являются микрофоны, а так же мониторы или экраны. При разработке проекта оснащения конференц зала необходимо учитывать площадь помещения, численность участников и специфику мероприятий. Но в большинстве случаев акустическое решение представлено настольными микрофонами, встраиваемыми в столешницу, либо автономными. Микрофоны, помимо основной задачи, могут выполнять и другие, например, оснащаются функцией запроса на выступление, системой голосования.
Для воспроизведения видео-презентаций самым популярным решением остаются проекторы и экраны. Управление материалом возможно с помощью обычного компьютера. При большом количестве участников, и соответственно их расположению, при необходимости устанавливаются дополнительные экраны, либо плазменные панели.